İşçi Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanmalıdır?

İşçi özlük dosyası hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar, 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili

mevzuat çerçevesinde belirlenmiştir. İşverenler, çalışanlarına ait bilgileri doğru ve eksiksiz

şekilde saklamalı, gizliliğe dikkat etmeli ve mevzuata uygun hareket etmelidir. Eksiksiz bir

özlük dosyası, hem işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesine yardımcı olur hem de olası hukuki ihtilaflarda önemli bir delil niteliği taşır.

İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

1. Kimlik ve Kişisel Bilgiler

Nüfus cüzdanı fotokopisi

Adli sicil kaydı (Gerekli durumlarda)

İkametgâh belgesi

Vesikalık fotoğraf

2. İş Sözleşmesi ve Çalışma Belgeleri

İş sözleşmesi (Belirli/belirsiz süreli)

İşe giriş bildirgesi (SGK)

SGK hizmet dökümü

Deneme süresi belgesi (Varsa)

Çalışma izin belgesi (Yabancı çalışanlar için)

3. Sağlık ve Güvenlik Belgeleri

İşe giriş sağlık raporu

Ağır ve tehlikeli işler için sağlık muayene belgeleri

İş güvenliği eğitim belgeleri

4. Eğitim ve Mesleki Belgeler

Diploma veya öğrenim belgesi

Mesleki yeterlilik belgesi (Varsa)

Sertifikalar (İşin gerekliliğine bağlı olarak)

5. Maaş ve Sosyal Haklarla İlgili Belgeler

Banka hesap bilgileri

Ücret bordroları

Fazla mesai onay belgeleri

Avans veya kesinti belgeleri

6. Disiplin ve Performans Belgeleri

Disiplin cezası kararları (Varsa)

Performans değerlendirme formları

İşçinin yazılı savunmaları (Varsa)

7. İşten Ayrılma Belgeleri

İşten ayrılış bildirgesi (SGK)

Kıdem ve ihbar tazminatı hesaplamaları (Varsa)

İbraname ve işten ayrılma belgesi

Özlük Dosyası Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

1. Gizlilik İlkesi

İşçi özlük dosyası, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)’ya uygun şekilde korunmalı

ve üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır.

2. Güncellik

Belgeler düzenli olarak güncellenmeli ve eksiklikler tamamlanmalıdır. İşçiye ait yeni bilgiler eklendikçe dosya güncel tutulmalıdır.

3. Mevzuata Uygunluk

İşçi özlük dosyalarının içeriği 4857 sayılı İş Kanunu, SGK Mevzuatı ve KVKK gibi yasal

düzenlemelere uygun olmalıdır. Eksik belge veya mevzuata aykırı işlemler, işveren açısından

idari para cezalarına ve hukuki yaptırımlara yol açabilir.

4. Denetim ve Saklama Süresi

Özlük dosyaları, iş ilişkisi sona erdikten sonra en az 10 yıl saklanmalıdır. Yasal denetimler

sırasında eksiksiz bir özlük dosyası işverenin elini güçlendirecektir.

Yargıtay Kararlarıyla Değerlendirme

1. Özlük Dosyasında Eksiklik ve İşveren Sorumluluğu

Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, 2020/4567 E., 2021/3125 K.

“İşveren, işçiye ait özlük dosyasını mevzuata uygun şekilde düzenlemek ve

muhafaza etmekle yükümlüdür. Eksik belgeler sebebiyle işçinin haklarını tam olarak

kullanamaması halinde, işverenin sorumluluğu doğar.”

Bu karar, işverenin özlük dosyasını eksiksiz ve mevzuata uygun şekilde düzenlemesi gerektiğini

vurgulamaktadır.

2. Ücret Bordrosu ve İşçinin Hakları

Yargıtay 22. Hukuk Dairesi, 2019/3412 E., 2020/5123 K.

“İşçinin ücret bordrosunun imzasız olması, işçi tarafından itiraz edildiği takdirde

bordronun geçersiz sayılmasına neden olabilir. İşveren, ödemenin yapıldığını ispat

etmekle yükümlüdür.”

Bu karar, ücret bordrolarının imzalı ve eksiksiz olması gerektiğini ortaya koymaktadır.

3. İşe Giriş Sağlık Raporu Eksikliği ve İş Kazası

Yargıtay 10. Hukuk Dairesi, 2018/4123 E., 2019/2789 K.

“İş kazası nedeniyle işverene karşı açılan tazminat davalarında, işçinin işe giriş

sağlık raporunun eksik olması işverenin kusurlu sayılmasına neden olabilir.”

Bu karar, özellikle ağır ve tehlikeli işlerde çalıştırılan işçiler için sağlık raporlarının önemine

dikkat çekmektedir.

4. İşten Çıkış Belgelerinin Düzenlenmesi

Yargıtay 7. Hukuk Dairesi, 2021/376 E., 2022/1189 K.

“İşten ayrılan işçiye, işten ayrılış bildirgesi ve ibraname verilmemesi durumunda,

işçinin geriye dönük alacak talep etme hakkı doğar. İşverenin bu belgeleri düzenli

olarak hazırlaması yasal zorunluluktur.”

Bu karar, işten ayrılan işçilere gerekli belgelerin eksiksiz şekilde verilmesi gerektiğinigöstermektedir.

Sonuç

İşçi özlük dosyası, işçi ve işveren arasındaki iş ilişkisini belgeleyen en önemli

dokümanlardan biridir. Yargıtay kararları da göstermektedir ki, işverenler eksiksiz ve

mevzuata uygun bir özlük dosyası tutmazsa, işçi lehine çeşitli hak kayıpları ve tazminat

yükümlülükleri doğabilir.

İşverenlerin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi ve işçi özlük dosyalarını eksiksiz şekilde hazırlaması, ileride doğabilecek hukuki riskleri en aza indirecektir. Bu nedenle, işçi özlük

dosyalarının düzenli olarak kontrol edilmesi ve güncellenmesi büyük önem taşımaktadır